1. Bắt đầu với các phương pháp hay nhất

Khi chọn bất kỳ giải pháp phần mềm nào, hãy bắt đầu với các phương pháp hay nhất và sau đó đi sâu vào các tính năng cụ thể: Tài nguyên (con người), “phải được sử dụng đầy đủ và tập trung vào mức ưu tiên cao nhất tại bất kỳ thời điểm nào”. Để làm được điều này, trước tiên Phòng Quản lý Dự án (PMO) phải hiểu các mục tiêu của tổ chức và điều chỉnh chúng phù hợp với khả năng của phần mềm.

Trong một số trường hợp, sẽ có lợi nếu cho phép các nhà cung cấp cung cấp hướng dẫn dựa trên kinh nghiệm của chính họ khi họ chứng minh cách phần mềm có thể được tối ưu hóa. Có thể học được nhiều điều từ nhà cung cấp và cách họ xây dựng chức năng sẵn có, mang lại cho PMO một khởi đầu mới vì chúng tránh được việc khởi động lại trong tương lai do sự phức tạp và / hoặc tùy chỉnh.

2. Đánh giá các tính năng chính

Regardless of the resource management software, there are three core features it has to offer:

a. Thông tin hình ảnh hóa
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ giải pháp phần mềm quản lý tài nguyên nào là khả năng hiển thị mà nó cung cấp. Nó phải cung cấp cái nhìn sâu sắc về năng lực và nhu cầu, đặc biệt là nguồn lực và kỹ năng trong tình trạng thiếu hụt. Nếu không có hoặc thậm chí không có sự kết hợp phù hợp của các kỹ năng trong nhóm, dự án sẽ bị trì hoãn.

Người quản lý tài nguyên cũng phải có thể xem tính khả dụng của tài nguyên trong dòng thời gian dựa trên một tập hợp động các thuộc tính, chẳng hạn như vai trò, kỹ năng, tổ chức, vị trí, trung tâm chi phí và loại tài nguyên. Các loại chi tiết này, cộng với bất kỳ thuộc tính nào có thể định cấu hình để cho phép các yêu cầu duy nhất, sẽ đảm bảo người quản lý có thể lập kế hoạch, dự báo và chỉ định các nguồn lực phù hợp cho các nguồn lực. lực lượng phù hợp. dự án phù hợp vào đúng thời điểm.

b. Lập kế hoạch và Ưu tiên
Bất kỳ phần mềm quản lý tài nguyên nào đáng để đầu tư đều nên có bản thiết kế và ưu tiên các nguồn lực được chia sẻ. Phần mềm sẽ cho phép họ đánh giá và chấm điểm các nguồn lực tiềm năng để đáp ứng các yêu cầu về nguồn lực. Hệ thống tính điểm giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng xem tài nguyên nào phù hợp nhất cho một dự án cụ thể.

Phần mềm phải linh hoạt, đáp ứng bất kỳ quan điểm nào mà một bên liên quan cụ thể mong muốn nhất. Ví dụ, nó sẽ cho phép các cài đặt trước cứng và mềm, cũng như xử lý các tác vụ nhóm và cá nhân.

C. Thực tế và Tài chính
Phần mềm quản lý tài nguyên hiện đại có thể giúp một tổ chức hiểu rõ hơn về kế hoạch so với thực tế. Các giám đốc tài chính và giám đốc điều hành tài chính quan tâm đến việc nắm bắt thực tế và chi phí, nhưng theo truyền thống, những số liệu này không chỉ là dự đoán và ước tính tốt nhất.
Theo dõi thời gian cung cấp các chi tiết cụ thể cần thiết cho việc tiêu thụ tài nguyên. Nhiều tổ chức không theo dõi thời gian một cách chính xác, chủ yếu là vì mọi người không muốn công việc thêm mà họ coi là công việc nhiều hơn mà không hiểu tại sao nó lại có liên quan.

3. Hỗ trợ nhà cung cấp

Cuối cùng, sự hỗ trợ của nhà cung cấp là rất quan trọng. Phần mềm quản lý tài nguyên cung cấp một loạt các chức năng có thể gây khó khăn nếu không có sự hỗ trợ của nhà cung cấp phù hợp. Đánh giá xem nhà cung cấp nào sẽ đáp ứng tốt nhất nhu cầu của tổ chức và sẽ giúp PMO đáp ứng tốt nhất các mục tiêu chiến lược của mình để cung cấp giá trị một cách nhanh chóng.