Thật dễ dàng để thích một phương pháp làm việc duy nhất để có tính nhất quán; tuy nhiên, các đặc điểm của công việc thay đổi tùy theo những người thực hiện nó. Các công ty đang áp dụng nhiều phương pháp làm việc khác nhau, chẳng hạn như Thác nước truyền thống, Tinh gọn-Agile và hợp tác / phi cấu trúc. Mặc dù mỗi phương pháp quy trình làm việc đều có những lợi ích của nó, nhưng sự đa dạng của việc chạy đồng thời trong một doanh nghiệp làm tăng thêm những thách thức trong việc quản lý tài nguyên.

1. Cân bằng năng lực với nhu cầu

Hạn chế phổ biến nhất đối với công việc là năng lực nguồn lực, với gần 80% các tổ chức phát triển sản phẩm có năng lực thấp trong quá trình lập kế hoạch thường sử dụng quá mức nguồn lực. Điểm thực sự là công việc có thể đến từ bất cứ đâu, và ngay cả khi chuyển đến các nhóm thường trực, các nguồn lực được chia sẻ vẫn là hiện thực.

Thách thức này chỉ ngày càng gia tăng khi ranh giới giữa các tổ chức doanh nghiệp ngày càng trở nên mờ nhạt. Các công ty đang phá vỡ các silo để ủng hộ sự hợp tác giữa các tổ chức.

Mặc dù được coi là có lợi cho sự đổi mới và đẩy nhanh sản phẩm ra thị trường, trọng tâm của toàn doanh nghiệp phát hiện ra nhiều loại công cụ đang được sử dụng trong toàn tổ chức, bao gồm cả những công cụ để quản lý dự án và quản lý tài nguyên. Mặc dù các tổ chức có thể đang cộng tác nhưng dữ liệu của họ bị phân mảnh, không cung cấp chế độ xem đầy đủ và yêu cầu quản lý dữ liệu trên một số công cụ có thể không tích hợp với các công cụ được sử dụng. được sử dụng trong các bộ phận khác.

Do đó, các nhà quản lý và vận hành tài nguyên không có cách nào thực sự để cân bằng năng lực tổng thể (và những hạn chế) với nhu cầu ngày càng tăng và ưu tiên công việc có tác động cao nhất đến từ nhiều người được yêu cầu. Trên thực tế, họ gặp khó khăn trong việc hiểu liệu họ có đủ nguồn lực để thực hiện các chiến lược của mình hay không và thường có rất ít bằng chứng để biện minh cho việc bổ sung nhân sự. Kết hợp tất cả những điều này lại với nhau, bất kể loại công việc hoặc phương pháp luận, để đảm bảo rằng có đủ năng lực để thực hiện và công việc có mức độ ưu tiên cao nhất phù hợp với chiến lược, là một thách thức. ý thức rất lớn.

2. Phần mềm quản lý tài nguyên mang lại trật tự hỗn loạn

Phần mềm quản lý tài nguyên đúng chức năng và phù hợp đang mang lại cho các tổ chức sự thúc đẩy mà họ cần để phân phối hiệu quả, bất chấp thế giới hoặc công việc đang thay đổi và những thách thức mà nó mang lại. Điều đầu tiên cần nhận ra trước khi chọn một giải pháp phần mềm là không có giải pháp nào phù hợp với tất cả. Thực tiễn tốt nhất là kết hợp quản lý tài nguyên với quản lý dự án hoặc các công cụ quản lý công việc cộng tác để công việc và tài nguyên có thể được quản lý đồng thời.

3. Tóm tắt các bước tiếp theo và lợi ích

Một khi PMO biết các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức, bước tiếp theo là hiểu các nguồn lực ngày nay đang được quản lý tốt như thế nào. Xác định các rủi ro đã biết khi các nguồn lực đó không được giao đúng cách cho các dự án phù hợp với các sáng kiến ​​chiến lược của công ty. Đây sẽ là một bài tập mạnh mẽ chắc chắn sẽ bộc lộ những lỗ hổng và cơ hội để cải thiện.

Khi phần mềm quản lý tài nguyên phù hợp được triển khai với sự hợp tác của một nhà cung cấp, những lợi ích sau là rất nhiều:

• Một cái nhìn thực tế về cung và cầu, với khả năng phát hiện sớm các vấn đề trong quá trình
• Cải thiện đáng kể việc thực thi chiến lược bằng cách tập trung nguồn lực vào công việc có giá trị cao
• Nâng cao khả năng đáp ứng với bản chất năng động của kinh doanh khi phạm vi và các ưu tiên thay đổi, thúc đẩy tổ chức theo hướng nhanh nhẹn
• Quy trình làm việc và quản lý tài nguyên được tích hợp đầy đủ với khả năng cung cấp thông tin chi tiết về chi phí cho các bên liên quan chính để ra quyết định
• Các nhóm và con người hiệu quả hơn dẫn đến nhiều khả năng giữ chân, lợi ích và khả năng mang lại giá trị kinh doanh thực tế hơn

PMO phải chuyển đổi để đáp ứng những thách thức của thế giới công việc đang thay đổi. Tích hợp quy trình làm việc và quản lý tài nguyên là chìa khóa để cho phép các PMO làm được nhiều việc hơn là chỉ định các quy trình và thực thi quản trị. Với phần mềm quản lý tài nguyên tích hợp, mạnh mẽ, PMO có thể tạo điều kiện thúc đẩy tăng trưởng thông qua đổi mới và.