Tính linh hoạt của nguồn lực được phản ánh bởi khả năng của các nguồn lực để giải quyết một loạt các nhiệm vụ sản xuất một cách hiệu quả. Nguồn lực linh hoạt đặc biệt có giá trị trong việc đáp ứng các thay đổi về thiết kế và giới thiệu sản phẩm mới. Dưới đây là những lý do tại sao một phần mềm quản lý giúp bạn quản lý tài nguyên linh hoạt

1. Giúp bạn biết ai làm gì và khi nào

Có thể khó lập kế hoạch chỉ cho một dự án dài hạn và điều đó thậm chí còn không tính đến nhiều dự án khác mà công ty của bạn xử lý. Nhận biết ai sẽ làm những gì và khi nào (một cách hiệu quả) và phân công công việc có thể đưa bạn đến một cơn ác mộng về hậu cần.

Với phần mềm quản lý, mọi thứ đã khác. Bạn có thể lên lịch phân công chính xác ngay từ đầu và bạn sẽ biết khi nào mình cần từng loại tài nguyên cho mỗi dự án. Điều này giúp loại bỏ thời gian chết cho các nhân viên được giao cho các dự án mà họ hiện không cần. Hơn nữa, một phần mềm quản lý còn giúp bạn xem ngày đến hạn của các sản phẩm khác nhau và xác định thời điểm bắt đầu xử lý. Điều này cho phép bạn phân bổ một cách chiến lược các nguồn lực quan trọng để đáp ứng thời hạn và giữ mọi thứ đi đúng hướng.

2. Giúp bạn phân bổ các nguồn lực đến nơi chúng cần thiết nhất

Nếu một quá trình diễn ra chậm, có thể khó biết chính xác bước nào đang gây ra sự cố và nguồn lực bổ sung sẽ tạo ra sự khác biệt lớn nhất ở đâu. Các công cụ giám sát do hệ thống quản lý dự án cung cấp cho phép bạn xác định các khu vực có vấn đề để bạn có thể bổ sung các nguồn lực vào chính xác những nơi cần thiết.

Một tính năng phổ biến hỗ trợ loại chức năng này là báo cáo tiến độ tự động, tính toán thời gian bạn dự định dành cho một công việc so với thời gian thực tế cần thiết. Một tính năng hữu ích khác là chế độ xem trang cá nhân của từng nhân viên, cho phép bạn xem chính xác cách bất kỳ cá nhân nào đang sử dụng thời gian của họ. Bạn có thể thấy khi một công nhân có quá nhiều thứ trên đĩa của họ và đưa người khác vào để tăng tốc sản xuất.

3. Kiến thức được chia sẻ, hợp nhất và thông tin liên lạc tập trung, rõ ràng

Nếu bạn nghĩ rằng có thể khó khiến mọi người bắt kịp tốc độ khi họ chuyển từ dự án này sang dự án khác, thì bạn đã đúng. Phần mềm quản lý có thể làm cho quá trình này dễ dàng hơn bằng cách tập trung kiến ​​thức cần thiết cho việc lên máy bay với khả năng lưu trữ tài liệu.

Hơn nữa, thông tin liên lạc tập trung mà phần mềm cung cấp có thể giúp một tài nguyên mới liên lạc với những người hiểu biết để nhận được câu trả lời nhanh chóng và tránh sự chậm trễ không cần thiết. Phần mềm này cũng cho phép cộng tác dễ dàng với việc chỉnh sửa tài liệu nhóm theo thời gian thực và dễ dàng liên hệ với các đồng nghiệp ở các bộ phận khác để nhập liệu nhanh chóng. Câu trả lời của họ thậm chí có thể được tự động ghi lại trong hệ thống!

4. Ngăn bạn trở thành chướng ngại vật

Nếu ở vị trí quản lý, bạn đóng vai trò trung tâm trong mọi dự án mà bạn thực hiện. Bản thân bạn là một “tài nguyên được chia sẻ”. Phần mềm sẽ cho phép bạn theo dõi các phê duyệt hoặc các nhiệm vụ khác mà bạn chịu trách nhiệm về tất cả các dự án khác nhau của mình để bạn sẽ không bao giờ cản trở hoạt động hiệu quả. Nó cũng có thể gửi cho bạn cảnh báo qua email khi một vấn đề leo thang hoặc một trở ngại phát sinh để bạn có thể biết được khi nào phát sinh một công việc khẩn cấp cần bạn chú ý.